 |
| PRINCE2® (Projects In Controlled Environments, version 2) |
PRINCE2® adalah metode dalam manajemen proyek dimana didalamnya terdapat kumpulan mekanisme yang mana terdiri dari laporan-laporan dari berbagai tingkatan. PRINCE2 juga merupakan framework atau kerangka kerja dalam audit teknologi sistem informasi yang menangani kualitas manajemen, pengendalian dan organisasi suatu proyek dengan konsistensi dan penyampaian kembali dengan objektif pada suatu proyek. PRINCE2 Menekankan untuk membagi proyek menjadi tahap-tahap yang dapat dikelola dan dikendalikan.
Penulis memilih framework PRINCE2® karena dilihat dari metode yang digunakan untuk menangani manajemen proyek, PRINCE2® digolongkan kedalam framework yang baik digunakan untuk manajemen proyek. Contohnya dalam kasus report progress atau laporan kemajuan suatu proyek. Berikut ini terdapat beberapa control point dasar diantaranya : Project Initiation, End-stage Assessment, Mid-stage Assessment, Highlight Report, Checkpoint dan Project Closure.
Project Initiation (Inisiasi Proyek)
Sebuah rapat insiasi proyek diadakan apabila rencana untuk membuat suatu proyek disajikan dan tujuan serta ruang lingkup proyek disepakati. Pertemuan ini memberikan persetujuan untuk memulai tahap pertama proyek.
End-stage Assessment (Penilaian Tingkat Akhir)
Pada penilaian tingkat akhir setiap proyek, manajer proyek menyiapkan laporan tentang tahap tersebut dan tim jaminan proyek meninjau proyek dari perspektif pengguna, teknis dan kualitas. Rencana untuk tahap selanjutnya disajikan, ditinjau dan jika disetujui, persetujuan diberikan untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.
Mid-stage Assessment (Penilaian Tingkat Menengah)
Penilaian tingkat menengah bersifat opsional dalam PRINCE2® dan biasanya akan dilakukan jika terjadi keadaan sebagai berikut :
- Jika muncul situasi pengecualian yang akan menyebabkan tahap melampaui toleransi yang diberikan kepada manajer proyek.
- Jika ada permintaan untuk perubahan yang perlu dipertimbangkan segera dan yang tidak dapat diakomodasikan dalam toleransi tahap saat ini.
- Jika diinginkan untuk mulai bekerja pada tahap berikutnya atau yang lain sebelum pekerjaan yang dikerjakan selesai, sehingga tumpang tindih.
- Di beberapa titik selama tahap yang panjang, untuk meninjau kemajuan dan untuk memberikan dorongan kepercayaan diri.
Format penilaian tahap tengah mirip dengan format tahap akhir penilaian.
Highlight Report (Laporan Utama)
Laporan utama adalah mekanisme pelaporan yang berkelanjutan dari PRINCE2®, yang disiapkan secara teratur oleh manajer proyek dan disajikan ke project board dan tim jaminan proyek. Laporan harus singkat dan meliputi:
- Pengidentifikasi dan tanggal proyek.
- Periode laporan.
- Anggaran saat ini dan status jadwal proyek.
- Produk selesai selama periode tersebut.
- Masalah yang ditemui atau diantisipasi.
- Produk dijadwalkan selesai pada periode berikutnya.
- Total permintaan dari perubahan yang disetujui.
- Anggaran dan jadwal dampak dari perubahan tersebut.
Frekuensi laporan utama disepakati pada saat inisiasi proyek selama sebulan sekali.
Checkpoint (Pemeriksaan)
Pemeriksaan adalah mekanisme kontrol internal utama dari proyek PRINCE2®. Rapat pemeriksaan sering diadakan, biasanya mingguan atau dua minggu sekali, dan dihadiri oleh para pemimpin tim dan anggota tim. Kemajuan ditinjau dari rencana kerja individu dan laporan yang dihasilkan menunjukkan :
- Tanggal pertemuan dan periode yang dicakup.
- Tindak lanjut kegiatan dari laporan sebelumnya.
- Kegiatan selama periode hingga produk selesai.
- Ulasan kualitas dilakukan selama periode tersebut, dengan hasil.
- Masalah yang dihadapi atau diantisipasi dan penyimpangan dari rencana.
- Pekerjaan direncanakan untuk periode berikutnya.
- Produk dijadwalkan selesai pada periode berikutnya.
Project Closure (Penutupan Proyek)
Rapat penutupan proyek diadakan di akhir proyek dan berisi kesimpulan. Rapat ini dihadiri oleh project board, tim jaminan proyek, manajer proyek dan manajer tahapan dari tahap akhir. Tujuan rapat penutupan proyek adalah :
- Untuk mengakhiri proyek dengan tertib.
- Untuk mengkonfirmasi bahwa semua pekerjaan yang direncanakan telah dilakukan.
- Untuk memeriksa apakah semua pengecualian teknis dan tindakan peninjauan kualitas telah dilakukan tertutup.
- Untuk menyetujui bahwa semua dokumentasi yang diperlukan untuk memelihara sistem yang disampaikan tersedia.
- Untuk mengkonfirmasi bahwa berbagai surat penerimaan telah ditandatangani.
- Untuk meninjau pelajaran apa pun yang diambil dari proyek untuk referensi di masa mendatang.
- Laporan yang meringkas pertemuan disampaikan kepada komite eksekutif.
Sumber & Refrensi :
[1] Project Management for Information System (fifth edition), James Cadle and Donald Yeates
[2] URL: https://en.wikipedia.org/wiki/PRINCE2
2019
Audit Teknologi Sistem Informasi (ATSI) Tulisan 1
4KA23
Copyright © 2019 [Syarif Segaf] 16115768
No comments:
Post a Comment